Novo modelo de trabalho da Agefis gera economia de R$ 100 mil

Suzano Almeida, da Agência Brasília

A Agência de Fiscalização do Distrito Federal (Agefis) desenvolveu, recentemente, um novo modelo de gestão que reorganizou o depósito do órgão, localizado no Setor de Indústria e Abastecimento (SIA), e ainda otimizou o processo de recebimento dos produtos. O depósito contava há alguns anos com problemas para armazenar os milhares de produtos apreendidos durante operações de combate ao comércio irregular no DF. A necessidade de mais espaço para esses materiais e até para o arquivamento de documentos de registro levaria a Agefis, inevitavelmente, a procurar um novo local, tendo assim que dispensar recursos públicos para o pagamento de aluguel. O novo modelo, no entanto, sanou de uma vez por todas o problema.
 
Por meio da iniciativa da Agefis de reorganizar o espaço já existente e otimizar os procedimentos de trabalho, os materiais apreendidos passaram a ser classificados e endereçados de modo a facilitar que o contribuinte os recupere, mediante a apresentação de notas. Dessa forma, passou a existir mais espaço para a retenção de novas mercadorias.
 
A eficiência observada nessa nova gestão do depósito gerou economia de R$ 100 mil aos cofres do Governo do Distrito Federal. Para se ter ideia dos bons resultados, a previsão da Agefis, depois da otimização, é de utilizar o local para armazenamento de produtos e documentos por mais 15 anos.
 
Necessidade – “Quando assumimos a Agefis, o prédio estava com mofo e goteiras por todos os lados. Por determinação do nosso diretor-presidente, Gleiston Marcos de Paula, realizamos serviços de pintura, conserto das goteiras e dedetização para matar ratos e baratas”, contou o diretor de Administração Geral da agência, José Maria Duarte de Oliveira. De acordo com Oliveira, a mudança se deu em razão de reclamações existentes e da falta de controle dos produtos recolhidos, que antes eram colocados no chão. “Tínhamos necessidade urgente de encontrar uma solução com o mínimo de recursos possíveis”, ressaltou.
 
O diretor explicou, ainda, que a maneira encontrada para reduzir os custos com esse novo modelo foi reutilizar os materiais já existentes na Agefis. A partir daí, foi iniciado um trabalho de organização dos espaços, com aquisição de prateleiras para o armazenamento de produtos de forma organizada – o que facilitou o atendimento ao contribuinte. Antes, o contribuinte chegava a esperar até 24 horas pela entrega do seu produto. Com a mudança na organização, esse tempo mudou para dois a cinco minutos de espera”, contou José Maria Oliveira.
 
A unidade de armazenamento foi dividida em três partes: o depósito, onde ficam retidos os produtos; o arquivo central, para onde são enviados os documentos relativos à origem e especificações dos objetos apreendidos e a área de material e patrimônio da agência. “A vantagem para o contribuinte é ter certeza de que sua mercadoria não será extraviada até buscá-la”, deixou claro o diretor.
 
Conforme ressaltou José Maria Duarte de Oliveira, as mudanças se refletiram não apenas no atendimento aos contribuintes, como também no dia a dia dos funcionários, que passaram a conviver num ambiente mais salubre e mais alegre.
 
Objetivos futuros – A direção da Agefis pretende, ainda, digitalizar todos os documentos pertinentes à sua atividade cotidiana. As mudanças permitirão reduzir o espaço físico ocupado pelos volumes e agilizar o trabalho dos funcionários, que poderão consultar a qualquer instante a estada ou a passagem dos produtos.