O Governo do Distrito Federal (GDF) aprovou o novo Manual de Comunicação Oficial do DF para documentos eletrônicos. O Decreto nº 44.610/2023 foi assinado pelo governador Ibaneis Rocha e publicado no Diário Oficial do Distrito Federal (DODF) na terça-feira (13). O novo documento prevê uma série de adaptações para garantir a uniformização, objetividade e simplificação na produção de documentos digitais por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Os novos modelos de documentos devem ser reformulados no prazo de dez dias.
O secretário de Planejamento, Orçamento e Administração, Ney Ferraz, destaca a importância do documento para a gestão. “A determinação do governador Ibaneis Rocha é para que todos trabalhem em busca de desenvolvimento, transparência e melhoria das ferramentas de trabalho na administração pública do DF. E esse manual é a concretização de parte desses objetivos, porque uniformiza a comunicação oficial para melhorar inclusive o diálogo entre servidores, órgãos e comunidade.”
O novo manual prevê uma série de adaptações para garantir a uniformização, objetividade e simplificação na produção de documentos digitais por meio do SEI | Foto: Lúcio Bernardo Jr./Agência Brasília
As ações relacionadas à comunicação administrativa e à produção de documentos existem desde a década de 1960, quando o GDF ainda era prefeitura. Passadas seis décadas, a máquina administrativa, além de ter crescido sobremaneira, também se modernizou. Foi neste contexto que surgiu a necessidade de atualizar o documento que regulamentava a comunicação oficial — vigente desde 1999.
[Olho texto=”“Esse manual acompanha a evolução da comunicação oficial do governo, especialmente no que tange à parte de tecnologia, agora que todos os documentos institucionais são inseridos em um sistema digital. É um trabalho extremamente importante para o bom funcionamento interno”” assinatura=”Weligton Moraes, secretário de Comunicação” esquerda_direita_centro=”direita”]
“O manual vigente tem mais de 20 anos. Nele, há muitas características de documentos físicos. Mas, desde 2015, nós vivemos em outra realidade, desde que o SEI foi instituído. Estamos em uma realidade eletrônica. Então, surgiu a necessidade de facilitar a navegação do usuário, promover a transparência e a linguagem pública de comunicação com o cidadão”, detalha a coordenadora de Gestão Documental, Informação e Conhecimento, Eliane Silva de Oliveira.
O novo documento visa orientar sobre a produção de documentos eletrônicos e munir os servidores de um instrumento capaz de guiar a comunicação objetiva, clara e impessoal. A expectativa é evitar erros de conteúdo e de formatação com os novos modelos a serem implementados.
“Esse manual acompanha a evolução da comunicação oficial do governo, especialmente no que tange à parte de tecnologia, agora que todos os documentos institucionais são inseridos em um sistema digital. É um trabalho extremamente importante para o bom funcionamento interno. A agilidade do trâmite dos processos depende do profundo conhecimento de todo esse conteúdo que, agora, integra este manual e passa a estar disponível aos servidores”, defende o secretário de Comunicação, Weligton Moraes.
O secretário relembra como foi a criação dos primeiros manuais que norteavam a comunicação oficial do governo à época. “É um orgulho fazer parte desse material e ver como avançamos bem na comunicação governamental. Quando cheguei ao GDF pela primeira vez, em 1984, elaboramos o primeiro manual desse, mas parecia ser tudo mais simples. E era. Hoje, no entanto, é tudo muito mais rápido, esse é nosso principal ganho.”
Mudanças
Com o novo Manual de Comunicação Oficial do DF, a espécie documental carta foi extinta em atendimento às premissas de desburocratização e de uniformização de procedimentos administrativos. Para a comunicação entre o serviço público e particulares, recomenda-se utilizar a espécie documental ofício.
[Olho texto=”“O manual foi instituído por um decreto do governador e será incluído nos próximos editais de concursos públicos. Vamos também promover cursos de formação na Escola de Governo e outras ações voltadas a ampla divulgação do seu conteúdo”” assinatura=”Ney Ferraz, secretário de Planejamento, Orçamento e Administração” esquerda_direita_centro=”esquerda”]
A espécie circular também sofreu uma modificação: ao invés de ser utilizada indistintamente, a carta está, agora, vinculada aos documentos memorando, para destinatários internos, e ofício, para destinos externos ao órgão ou à entidade.
No rol de documentos, foi incluída a memória de reunião com o objetivo de simplificar os registros das reuniões de trabalho. A nota técnica também foi incluída como instrumento auxiliar na tomada de decisão, tendo em vista o seu caráter técnico.
Confira o documento na íntegra.
SEI
A produção e a recepção de documentos atreladas à comunicação administrativa e ao funcionamento do GDF, em geral, modernizaram-se a partir de 2015, após a implementação do SEI.
O sistema conta com aproximadamente 140 mil usuários, desde servidores públicos do DF a usuários externos. São cerca de nove mil acessos por dia que garantem maior eficiência, clareza, exatidão, comunicabilidade e transparência entre o GDF e a população.
Concursos públicos
Segundo o secretário Ney Ferraz, a publicação será parte do conteúdo programático para futuros servidores. “O manual foi instituído por um decreto do governador e será incluído nos próximos editais de concursos públicos. Vamos também promover cursos de formação na Escola de Governo e outras ações voltadas a ampla divulgação do seu conteúdo”, acrescenta.
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