Treinados para preservar a memória pública

O curso Tratamentos de Acervos Arquivísticos, promovido pelo Arquivo Público do Distrito Federal, foi retomado nesta gestão com o objetivo de capacitar e conscientizar servidores que trabalham com documentos. “É uma forma de trazê-los para perto, mostrar a importância de saber preservar a memória do governo e da cidade”, esclarece a superintendente do Arquivo Público do DF, Marta Célia Vale. A última edição do treinamento, voltada para profissionais de administrações regionais e conselhos tutelares, ocorreu em 2013.

As aulas são ministradas na Escola de Governo do Distrito Federal, de segunda a sexta-feira, e somam 20 horas. Às terças, com média de 35 participantes, a turma conhece as dependências do Arquivo Público para entender o funcionamento do órgão. “Os documentos de valor histórico vêm para cá”, acrescenta a superintendente. Os alunos aprendem sobre legislação arquivística, tipos de arquivo, instrumentos de manuseio, medição, identificação e diagnóstico de documentos. 

Classificação
A coordenadora de Sistema de Arquivos, Rejane Canuto, responsável pela iniciativa, ressalta a classificação dos papéis como essencial: “Essa área é primordial para a gestão de documentos: identificar temporalidade, valor histórico, permanente e intermediário”. Segundo ela, muitos profissionais que trabalham com protocolo e arquivo se queixam do pouco espaço para guardar a documentação. “Um dos objetivos do curso é conscientizar os servidores de que o problema, na maioria das vezes, é a má gestão”, afirma Rejane. “Queremos mostrar que eles são os responsáveis por definir o que será ou não preservado.”

Outra estratégia da coordenação é incentivar o grupo a apresentar um projeto final, com aplicação prática no órgão, na empresa, na autarquia ou na administração de origem. “Trabalhamos com resultados”, resume a coordenadora.

Experiências
Funcionária do Instituto Brasília Ambiental (Ibram) há três anos, a gerente de Fiscalização Ambiental Fernanda Tápia, de 30 anos, assumiu neste ano a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos da autarquia. “Não imaginava que era algo tão complexo e interessante”, admite. “Aproveito essa oportunidade para entrar na área sabendo muito mais.”

Também iniciantes na função de preservar documentos, as servidoras Jeanne Ferreira Oliveira, de 43 anos, e Cecília Santana, de 36 anos, estão há sete meses no setor de Arquivo e Protocolo, da Secretaria do Trabalho e do Empreendedorismo. Elas contam que uma das maiores dificuldades é mobilizar a equipe para a organização do local. Ambas reconhecem que as noções adquiridas com o curso serão essenciais na nova fase. “Ganhamos mais segurança para continuar o trabalho e conseguimos perceber melhor o que fazemos”, garante Cecília.

O servidor da Administração Regional de Planaltina Enivaldo da Silva Ramos, de 57 anos, vê o curso como uma forma de agregar conhecimento à função que exerce desde 2013: “Lido diretamente com o arquivo corrente, aquele usado no momento, e vejo como a organização é essencial nesta etapa”.

Diagnóstico
Entre as políticas necessárias para o planejamento do Arquivo Público do DF está traçar a situação arquivística do governo. “A última vez que fizemos um diagnóstico geral foi em 1990 e medimos 20 quilômetros de documentos que deveriam ter sido recolhidos”, conta Marta Célia.

Agora, mesmo com as facilidades da tecnologia, não há previsão do volume, mas até o fim deste mês o órgão começará a definir as ações estratégicas para mapear as condições da memória institucional de Brasília.

A superintendente também reforça o empenho para atender às atualizações na legislação vigente, desburocratizar processos e apresentar soluções a outros setores do governo. “Queremos ser um grande centro de arquivo e recolher parte da documentação daqueles que vão se mudar para o Centro Administrativo”, adianta.

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